Voraussetzung für eine amtliche Beglaubigung von Fotokopien ist, dass das Original von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde oder die zu beglaubigende Fotokopie zur Vorlage bei einer Behörde dient (ausgenommen Personenstandsurkunden von Standesämtern - beglaubigte Abschriften von deutschen Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden können nur bei dem ausstellenden Standesamt vorgenommen werden).. Eine Kopie kann nur dann amtlich beglaubigt werden, wenn das entsprechende Original vorgelegt wird.

Amtlich beglaubigt werden häufig Zeugnisse von Schulabgängern zur Bewerbung an Universitäten und Fachhochschulen, Zeugnisse zur Anmeldung an Meisterschulen, Nachweise über beispielsweise Beschäftigungszeiten in Rentenangelegenheiten.