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Der Antragsteller muss ein Qualifizierungskonzept vorlegen (Vordruck), das eine aussagekräftige Kostenkalkulation enthält. Bei den erstattungsfähigen Kosten muss der Eigenanteil des Arbeitgebers bereits abgezogen werden.

Wird die Förderung bewilligt, erfolgt die Auszahlung monatlich im Nachhinein in gleichbleibenden Raten. Die letzten beiden Raten werden erst ausgezahlt, nachdem die Schlussrechnung vorgelegt wurde. Diese muss innerhalb von drei Monaten nach Ende der Maßnahme vom Arbeitgeber vorgelegt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die längste Maßnahme beendet wird.

Hinweis: Änderungen, die die Gesamtkosten der Qualifizierung beeinflussen (z.B. wenn es zum Wegfall einzelner Maßnahmen kommt), müssen der zuständigen Stelle unverzüglich mitgeteilt werden. Zu Unrecht geleistete Zahlungen können zurückgefordert beziehungsweise noch nicht geleistete Zahlungen verweigert werden.

Der Arbeitgeber ist des Weiteren verpflichtet, die Teilnehmer an den Maßnahmen darüber zu informieren, dass eine Förderung aus dem ESF erfolgt. Er ist auch für die Erfassung der Teilnehmerdaten und Daten zum Eingliederungserfolg verantwortlich und muss diese mittels einer von der Agentur für Arbeit bereitgestellten Excel-Datei übermitteln.