FAQs Deskline®

Den Deskline®-Webclient finden Sie unter: https://webclient4.deskline.net/RPT/de/login.

Am besten speichern Sie sich die Seite als Favorit ab, so dass Sie schnell immer darauf zugreifen können.

Sollten Sie Ihr Passwort nicht mehr kennen, gehen Sie bitte auf „Passwort vergessen“. 

Im Anschluss geben Sie die E-Mail Adresse ein, die für Ihren Betrieb hinterlegt ist, und klicken Sie auf „Senden“. Sie erhalten dann ein neues Passwort auf diese E-Mail Adresse.

Der Benutzername ist „NEU+Zahl“ (NEU für Neustadt). Wenn Sie Ihren Benutzernamen nicht mehr haben, kontaktieren Sie uns bitte in der Tourist-Information.

Wenn eine Deskline-Buchung storniert wurde oder sich der Buchungszeitraum geändert hat, geben Sie bitte bei Stornierungen und Buchungsänderungen in der Zukunft umgehend, und bei Buchungsänderung von aktuell anwesenden Gästen max. 5 Tage nach Abreise der Gäste dem Gastgeberservice der Tourist-Information Bescheid!

Wenn dies nicht geschieht, gilt Folgendes:

• Nicht-gemeldete Stornierungen werden in der Provisionsabrechnung berechnet, da sie weiterhin als „Buchung“ im System stehen. Eine Änderung nach Erstellung der Provisionsabrechnung bedeutet erheblichen Aufwand und wird vom Team des Gastgeberservices nicht mehr vorgenommen!
• Der betroffene Zeitraum bleibt nicht-buchbar, solange keine Stornierung durchgeführt wurde. Sie können also keine neuen Gäste bekommen. Dasselbe gilt bei einer Verkürzung des Aufenthaltes.
• Sie haben also doppelten Schaden: Sie bezahlen zu viel und können keine neuen Gäste über Deskline und die verlinkten Portale bekommen.

Offiziell dürfen sowohl Gast als auch Gastgeber stornieren. Wir bevorzugen es, wenn wir die Bitte zur Stornierung oder Buchungsänderung von den Gastgebern und nicht vom Gast erhalten. Das garantiert uns eher, dass eine Klärung zwischen Gast und Gastgeber zu möglichen Stornozahlungen bereits stattgefunden hat.

Bei Stornierungen gelten die vom Gastgeber in Deskline angegebenen Stornoregelungen.

• Wie kann ich im Kalender freie Zeiten einstellen bzw. Zeiten blockieren?
• Gibt es die Möglichkeit, bestimmte Monate (z.B. Jan und Feb) dauerhaft zu blockieren?

ANTWORT:

Der Kalender ist das Herzstück für Sie als Gastgeber für die am häufigsten anfallenden Änderungen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die relevantesten Reiter vor, in denen Sie auch selbst Änderungen vornehmen können:

Vorgehensweise Verfügbarkeiten:

1. Um freie Zeiten einzustellen oder Zeiträume zu blockieren, gehen Sie auf den Reiter Verfügbarkeiten.
2. Markieren Sie mit der Maus den betreffenden Zeitraum. Es öffnet sich das folgende Fenster. Hier gehen Sie auf den Dropdown-Pfeil bei „Bitte wählen“

Sie finden nun folgende Optionen:

• Verfügbar: Hier machen Sie einen Zeitraum wieder verfügbar, also buchbar für Gäste. Der vorher rote Zeitraum wird nun wieder grün. Anstelle von "0", "E" oder "G" steht nun wieder eine Zahl "1" oder höher (v.a. bei Hotels mit mehreren Zimmern derselben Kategorie)
• Nicht verfügbar = "0"
• Eigenbelegung = "E"
• Geschlossen = "G"

Die drei letzten Optionen blockieren den gewählten Zeitraum, ein Gast kann also nicht buchen.

Welche der Optionen Sie wählen, ist für die Funktion „Nicht buchbar“ nicht relevant. Die drei Optionen sind nur für Sie als Gastgebende ggf. hilfreich zu unterscheiden, ob es wegen Urlaub war (z.B. "G"), oder ob z.B. ein Gast über das Telefon gebucht hat.

Schmankerl bei „Eigenbelegung“: Sie können den Namen des Gastes eintragen:

Danach bitte nicht vergessen, auf „Änderungen speichern…“ zu gehen.
Wenn Sie noch weitere Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf "Änderungen speichern und bleiben“. Wenn Sie Ihre Änderung beenden möchten, klicken Sie rechts auf "Änderungen speichern und schließen“.
Im Kalender sehen Sie dann den Namen der buchenden Gäste mit mouse-over.

Hinweis: Im Kalender sind die rot umrandeten Tage Buchungen, die über Deskline® laufen. Die anderen roten Felder sind Buchungen, die Sie selbst eingegeben haben. Grün sind die freien Nächte.

Unter „Optionen“ oberhalb der Kalenderansicht können Sie die Art der Ansicht ändern. Wenn Sie sich halbe Tage anzeigen lassen, ist es leichter verständlich, wann Abreise ist und neue Anreise möglich ist.

Der Kalender ist das Herzstück für Sie als Gastgeber für die am häufigsten anfallenden Änderungen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die relevantesten Reiter vor, in denen Sie auch selbst Änderungen vornehmen können:

Vorgehensweise Preisänderungen:

1. Gehen Sie auf den Reiter Preise.
2. Gehen Sie auf den blauen Kasten rechts unten und dann auf „Details“.

Im Folgenden gehen Sie auf „Basispreis“ und „bearbeiten“.

Nun können Sie den Preis anpassen. Wenn Sie je nach Belegung unterschiedliche Preise haben, gehen Sie außerdem noch auf den Punkt „Preiserfassung je nach Belegung“. Wichtig: am Ende auf „Änderungen speichern“ gehen.

• Kann ich verschiedene Mindestaufenthalte eingeben (z.B. für unterschiedliche Monate)?
• Kann ich unterschiedliche Vorlagen erstellen, z.B., dass allgemein ein Mindestaufenthalt von zwei Nächten gilt, aber an allen Tagen, die einen Samstag betreffen, ein Mindestaufenthalt von drei Nächten gilt?

ANTWORT:

Der Kalender ist das Herzstück für Sie als Gastgeber für die am häufigsten anfallenden Änderungen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die relevantesten Reiter vor, in denen Sie auch selbst Änderungen vornehmen können:

Vorgehensweise Mindestaufenthalt:

• Um Mindestaufenthalte zu ändern, gehen Sie auf den Reiter "Anreiseregeln". Hier sehen Sie den Standard, der beim Anlegen Ihrer Unterkunft von Ihnen angeben wurde.
• Beispiel unten: die Unterkunft hat einen Mindestaufenthalt von sechs Nächten. Eine Anreise ist nur am Samstag und Sonntag möglich. Bucht ein Gast kurzfristig ab 13 Nächte vor geplanter Anreise, ist auch ein Aufenthalt von drei Nächten möglich.
• Möchten Sie z.B. Ihren Standard im Prinzip für das Jahr behalten, aber in den Monaten November, Januar und Februar den Mindestaufenthalt auf drei Nächte ändern, erfassen Sie nun eine neue Vorlage über das Plus-Zeichen „Neue Vorlage erfassen“.

Geben Sie der Vorlage einen Namen, z.B. „3-Nächte“. Wählen Sie am besten auch eine andere Farbe als beim Standard, damit Sie später im Kalender die Vorlagen besser erkennen können. Klicken Sie dann auf das blaue Kästchen "Neue Vorlage erfassen".

Im Folgenden können Sie die Regeln für diese Vorlage eingeben. Dazu gehen Sie rechts auf den blauen Stift „Bearbeiten“.

Nun können Sie sowohl den Mindestaufenthalt eingeben (hier: 3) als auch festlegen, an welchen Tagen eine Anreise möglich oder nicht möglich sein soll (Beispiel: nicht am Sonntag). Nun auf „Änderungen speichern“ gehen (nicht auf "Schließen").

Nun können Sie zusätzlich noch Regeln für kurzfristige Anreisen eingeben.
Beispiel: Wenn ein Gast ab vier Nächten vor gewünschter Anreise bucht, sind auch nur zwei Nächte Aufenthalt möglich. Eine Anreise ist jeden Tag, außer Sonntag, möglich.
Danach auf „Änderungen speichern“ gehen (nicht auf "Schließen").

Nun ist die Vorlage fertig und nun gehen Sie auf „Schließen“.

Im letzten – aber entscheidenden – Schritt müssen Sie nun den Zeitraum im Kalender markieren, für den diese Vorlage gelten soll, z.B. November. Nun müssen Sie die soeben erstelle Vorlage anklicken, sie wird gelb hinterlegt. Klicken Sie auf „Änderungen speichern und schließen“ oder „Änderungen speichern und bleiben“, wenn Sie noch weitere Änderungen vornehmen möchten.

Nun sehen Sie im Kalender die entsprechende Vorlage für November in lila markiert
(Hinweis: im Beispiel unten wird außerdem eine weitere Vorlage mit vier Nächten angezeigt).

Schritt 1: Die Grundeinstellungen für die Vermietung Ihrer Unterkunft werden unter Standard-Einstellungen angegeben, so auch die Saisonen:

Hier geben Sie die Zeiträume für die Saisonen ein, die Sie selber wählen. Eine farbliche Zuordnung hilft später dem Erkennen der Saisonen im Kalender.

Schritt 2: Im Kalender erfassen Sie unter dem Reiter Preise die Preis-Vorlagen für die Saisonen. Hier erfassen Sie eine oder mehrere „Neue Vorlagen“, je nachdem, ob die Saisonen unterschiedliche Preise habe oder nicht.

Schritt 3: Nun müssen die Preis-Vorlagen den Saisonen zugeordnet werden. Dafür gehen Sie auf Zeitraumwartung. Hier wählen Sie die Saison, unter dem Reiter Preise die entsprechende Preisvorlage aus.

Wie Sie an den Reitern oben sehen, können Sie Preise oder auch Anreiseregelungen pro Saison eingeben.

Wenn Sie mehrere Ferienwohnungen oder Zimmer haben, können Sie unter "Produkte wählen" die Regelungen auch zwischen den einzelnen Ferienwohnungen bzw. Zimmern variieren.

Zusammenfassung der Vorgehensweise:

1. Standardeinstellungen - Eingabe der Saisonen
2. Kalender - Preisvorlage erstellen
3. Zeitraumwartung – Zuweisen der Preisvorlage den Saisonen

Hintergrund: Die Nachfrage nach online buchbaren Unterkunftsbetrieben nimmt ständig zu, mittlerweile nicht mehr nur bei den jüngeren Gästen. Deskline bietet die kostenlose Möglichkeit an, dass ein Betrieb ein Widget auf die hauseigene Website einbauen kann. Der Gast besucht also die betriebseigene Website, findet dort das Widget in Form eines Feldes, das ihm beim Klick auf das Feld auf die Seite von booking&more leitet. Hier kann der Gast die Verfügbarkeiten der Unterkunft sehen und gleich buchen. Wichtig: Buchungen über das Buchungswidget sind provisionsfrei!

Beispiel aus Buchungsperspektive des Gastes:
Haus Mandelblüte; www.haus-mandelbluete.de Ferienwohnung Mönchgarten:

Beim Klicken auf den Button "Verfügbarkeiten & Buchung" gelangt der Gast auf die Seite booking&more.

Schritte des Betriebs zum Einbau des Widgets auf die betriebseigene Website:

• Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in den Webclient von Deskline ein.
• Gehen Sie auf den Reiter "Datenwartung“ und dort ganz unten auf Website Widget. Oder gehen Sie auf den Reiter "Zusatzmodule“, klicken Sie dort auf Website Widgets und klicken Sie unten rechts auf „Gehe zu Website Widget Integration“.

• Auf der Seite „Website Widget“ können Sie nun das Layout nach Ihrem Geschmack konfigurieren. Wichtig am Ende ist der Reiter "Widget Generator“. Der dort angegebene Code muss dann auf der eigenen Website eingebaut werden, ggf. mit Unterstützung Ihrer Website-Betreuung.

Der Gast kommt über einen Kanal wie www.neustadt.eu, www.pfalz.de oder verlinkte Kanäle wie www.holidu.de auf die Seite booking&more und gibt dort den Zeitraum für den gewünschten Aufenthalt ein.

Szenario 1: Der Gast sucht über www.neustadt.eu.

Ist die Unterkunft nicht verfügbar, kann der Gast über das Feld „Anfrage“ eine Anfrage verfassen. Diese erreicht den gastgebenden Betrieb per E-Mail.

Ebenso erreicht der gastgebende Betrieb eine E-Mail, wenn ein Gast auf booking&more auf die Listen-oder Kartenansicht geht und dort ohne Eingabe von Daten eine Unterkunft sucht und über die Kontaktdaten direkt mit den Gastgebern Kontakt aufnimmt.

Szenario 2: Der Gast sucht über z.B. www.pfalz.de oder www.deutsche-weinstrasse.de 

Die Anfrage des Gastes gelangt in diesem Fall nicht beim Gastgeber, sondern im Expert Client der TKS. Hier wird die Anfrage bearbeitet. Bei nicht-Verfügbarkeit der gewünschten Unterkunft werden alternative Unterkünfte mit angeboten, da die Zufriedenheit des Gastes an oberster Stelle steht. Daher der Hinweis, die Verfügbarkeiten frei zu schalten.

Diese Anfragen sieht der gastgebende Betrieb nicht im Webclient!

Szenario 3: Gästeanfragen bei Tourismusorganisationen

Wenden sich Gäste bei der Unterkunftssuche an Tourismusorganisationen (z.B. Tourist-Informationen, PfalzTouristik e.V.; Deutsche Weinstraße e.V.) entweder direkt vor Ort, per Telefon oder per E-Mail, werden diese im Expert Client bearbeitet. Die gefundenen Unterkünfte werden aus dem System raus an den Gast rausgegeben oder per email verschickt. Daher auch hier der Hinweis, die Verfügbarkeiten frei zu schalten!

Der gastgebende Betrieb sieht diese Anfragen im Webclient, allerdings ohne Details zum Gast. Denn der Gast hat ggf. weitere Unterkünfte angeboten bekommen und entscheidet sich ggf. für eine andere Unterkunft.

Hintergrund: Deskline bietet die Möglichkeit, kostenlos mit aktuell acht weiteren Vertriebskanälen verlinkt zu sein. Auf diesen Kanälen werden dieselben Daten, v.a. Verfügbarkeiten ausgespielt, wie sie in Deskline von den Gastgebern eingegeben wurden.

1. Bestfewo
   
2. Casamundo
   
3. E-domizil
   
4. HomeToGo
   
5. Holidu
   
6. HRS Holidays
   
7. HRS Group - DS Vertriebswelten
   
8. Zimmerfrei.nl
   

Booking.com, airbnb, trip advisor etc, gehören (in Neustadt an der Weinstraße) nicht dazu. Allerdings möchte man als Gastgeber nur einen Kalender pflegen. Daher kann natürlich der Kalender von Deskline mit anderen Portalen synchronisiert werden - und umgekehrt. Dies geschieht über die sog. I-CAL Funktion und ist nur anwendbar für jedes einzelne Zimmer oder Ferienwohnung (also nicht für eine Eingabe z.B. „5 DZ vom Typ X“).

Diese Funktion muss separat bei Wunsch auf den Webclient aufgespielt werden. Dazu müssen Sie als Gastgeber und bitte Bescheid geben, wenn Sie die i-CAL Funktion noch nicht installiert bekommen haben.

Die iCAL Funktion ist unter dem Reiter Datenwartung ganz unten zu finden. Die Vorgehensweise ist wie folgt:

• Die Portale, für die die Kalender synchronisiert werden sollen, öffnen. Also z.B. Deskline, booking.com und airbnb.
• Bei Deskline auf iCAL gehen und parallel bei den anderen Kalendern ebenso auf die Verknüpfungsfunktion von Kalendern gehen. Meist bei dem Kalender direkt zu finden, je nach Portal.
• Bei jedem Portal muss der Portalkalender exportiert werden und auf den anderen Portalen importiert werden. Somit: den bei Deskline automatisch generierten URL Code exportieren und in den anderen Portalen importieren. Dafür den URL Code der anderen Portale dort exportieren und in Deskline importieren.
  • Zum Importieren: „Link hinzufügen“ gehen.
  • Auf diesem Link dann den Namen des Portals eingeben, von dem der Kalender importiert werden soll (z.B. airbnb), und darunter den URL Code des anderen Portals eingeben.
• Für jedes Portal muss separat die Verlinkung erstellt werden.

Gibt ein Unterkunftsbetrieb keine eigenen Stornoregelungen in Deskline an, greifen die des Deutschen Reiserechts. Diese sind im Vertragswerk zwischen Gastgeber und Gast in den angehängten AGBs ersichtlich. Die Stornokosten belaufen sich auf folgende Anteile:

a)      bei Ferienwohnungen und Übernachtungen ohne Frühstück: 90% des Gesamtbetrags

b)      bei Übernachtung/Frühstück: 80% des Gesamtbetrags

c)      bei Halbpension: 70% des Gesamtbetrags

d)      bei Vollpension: 60% des Gesamtbetrags

Ein Unterkunftsbetrieb kann jedoch auch eigene Stornobedingungen angeben. Beispiel: Bis 60 Tage vor gebuchter Anreise kostenlose Stornierung, danach 80% des Gesamtbetrags. Betriebseigene Stornoregelungen dürfen nicht strenger sein als die des Deutschen Reiserechts. Somit sind Stornogebühren von 100% des Gesamtbetrags nicht zulässig.

Der Vorteil betriebseigener Stornoregelungen liegt darin, dass die Gäste im Buchungsprozess an verschiedenen Stellen auf diese Regelungen hingewiesen werden. Ebenso werden sie bei der Buchungsbestätigung explizit ausgespielt.

Betriebseigene Stornoregelungen können nur die Tourist-Information in Deskline für den Betrieb hinterlegen.

Hintergrund: Wenn Sie Ihre Unterkunft auf einem oder mehreren Portalen vermarkten, besteht die Möglichkeit, dass Sie von Gästen, die über das entsprechende Portal gebucht haben, eine Bewertung erhalten. Auch können Gäste, sofern Sie einen Geschäftseintrag von Ihrer Ferienunterkunft in Google vorgenommen haben, jederzeit über Google eine Rezession abgeben.

Bewertungen auf Deskline
Gehen Sie in Ihren Webclient und klicken Sie in der oberen Leiste auf „Bewertungen“.

Hier finden Sie Bewertungen von den Gästen, die während des Buchungsvorgangs gefragt werden, ob sie nach Abreise eine Bewertung abgeben möchten.

Bewertungen auf Vertriebskanälen, die über Deskline kostenlos verlinkt sind

Deskline bietet die Möglichkeit, kostenlos mit aktuell acht weiteren Vertriebskanälen verlinkt zu sein. Auf diesen Kanälen werden dieselben Daten, v.a. Verfügbarkeiten ausgespielt, wie sie in Deskline von den Gastgebern eingegeben wurden.

1. Bestfewo
2. Casamundo
3. E-domizil
   
4. HomeToGo
   
5. Holidu
   
6. HRS Holidays
7. HRS Group - DS Vertriebswelten
8. Zimmerfrei.nl
   

Sie sehen auf der Buchungsbestätigung stets, über welchen Kanal eine Buchung erfolgte (z.B. Holidu)

Dementsprechend können Sie auf das dortige Portal gehen und Ihre Unterkunft suchen. Dort sehen Sie die Bewertungen, die die Gäste abgegeben haben und die andere interessierte Gäste über Ihre Ferienunterkunft lesen.

Bewertungen auf anderen Portalen
Wenn Sie auf anderen Portalen sind, z.B. booking.com oder airbnb, finden Sie dort ebenfalls eine Rubrik, um Ihre Bewertungen zu lesen. Auch können Sie auf die Bewertungen reagieren, was empfohlen wird.

Bewertungen auf Google
Es wird empfohlen, dass Ferienunterkünfte einen Business Eintrag bei Google haben. Sie finden dann die Bewertungen, wenn Sie selbst Ihre Unterkunft im Internet auf Google Maps suchen.

Für einen business Eintrag finden Sie auf Google folgende Information:
„Um eine Ferienwohnung in Google Business Profil zu registrieren, erstellen Sie zuerst ein Google-Unternehmensprofil und wählen die Kategorie "Ferienwohnung". Geben Sie den Namen, die Adresse und weitere Informationen Ihrer Unterkunft an, und bestätigen Sie den Eintrag mit einer Bestätigungsmail von Google.“